Những lưu ý khi chọn lựa file lưu trữ tài liệu giấy
Có rất nhiều biện pháp lưu trữ tài liệu giấy hiện nay. Tuy nhiên, không phải biện pháp nào cũng đảm bảo được tính hiệu quả và an toàn. Do đó cần có những quy tắc cơ bản trong lựa chọn file lưu trữ tài liệu dưới đây.
Những nguyên tắc cơ bản trong lưu trữ tài liệu giấy
Tài liệu giấy là một trong những vấn đề rất khó lưu trữ, kiểm soát và quản lý. Lưu trữ tài liệu hiện nay cần đảm bảo được tính an toàn và hiệu quả tìm kiếm tài liệu tối ưu nhất. Do đó, cần áp dụng các nguyên tắc cơ bản dưới đây trong lưu trữ tài liệu:
Nguyên tắc 1: Phân loại trước khi lưu trữ
Đây là nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất trong lưu trữ bất kỳ mô hình tài liệu nào. Phân loại tài liệu theo nhóm để giúp quá trình tìm kiếm đơn giản hơn. Việc phân loại là vô cùng quan trọng.
Giá trị của phân loại tài liệu giấy là phải đảm bảo được hiệu quả tìm kiếm tốt nhất. Phân chia theo nội dung tìm kiếm sẽ giúp hiệu quả lưu trữ được giải quyết tốt nhất. Tuy nhiên, người sử dụng tài liệu còn cần đảm bảo được tính hiệu quả trong tìm kiếm theo nội dung.
Nguyên tắc cơ bản này phải được người có chuyên môn phụ trách thực hiện. Chỉ những người có chuyên môn trong lĩnh vực mới đảm bảo phân loại theo các tiêu chí chính xác nhất.
Nguyên tắc 2: Chọn cách lưu trữ tài liệu giấy an toàn nhất
Bên cạnh định hướng tìm kiếm tài liệu, để lưu trữ tài liệu an toàn, cần có phương pháp lưu trữ hiệu quả. Với tài liệu giấy, phương pháp suy nhất là sử dụng các thiết bị văn phòng phẩm hỗ trợ lưu trữ.
Các thiết bị văn phòng phẩm có tác dụng hỗ trợ lưu trữ tốt và khó học nhất hệ thống các tài liệu giấy hiện nay. Tuy nhiên, tùy vào kiểu tài liệu mà chọn thiết bị văn phòng phẩm phù hợp nhất.
Đây là 2 nguyên tắc cơ bản để đảm bảo hiệu quả lưu trữ tài liệu nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó,bạn cần tìm hiểu quy trình lưu trữ cụ thể dưới đây.
Quy trình lưu trữ tài liệu giấy
Để bảo vệ và lưu trữ các loại tài liệu giấy, cần thực hiện theo quy trình cụ thể sau. Đây chính là những bước cơ bản nhất để đảm bảo khả năng tìm kiếm tài liệu lưu trữ tối ưu nhất.
Bước 1: Phân loại tài liệu. Như đã nói trên,có thể phân loại tài liệu theo nhiều chỉ mục tìm kiếm. Tùy thuộc vào tìm kiếm người dùng mà có cách phân loại phù hợp nhất.
Bước 2: Sắp xếp lưu trữ tài liệu theo nguyên tắc kết hợp. Các loại tài liệu nhỏ, cùng cấp được để cùng một kẹp. Kẹp các tài liệu nhỏ chi tiết nên sử dụng loại kẹp giấy nhỏ nhất. Các nhóm kẹp nhỏ lại kết hợp tạo nên các bộ lớn hơn.
Cứ thế, phân loại và lưu trữ tài liệu có thể tìm kiếm dễ dàng theo nội dung và theo hình thức kẹp tài liệu bên ngòai.
Chọn các thiết bị văn phòng phẩm hỗ trợ lưu trữ tài liệu
Để lưu trữ tài liệu hiệu quả nhất, không thể bỏ qua bước chọn các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết. Với lưu trữ tài liệu, các thiết bị văn phòng phẩm không thể bỏ qua:
- Kẹp giấy các kích thước
- Khay để tài liệu
- Tủ tài liệu văn phòng
Trên đây là những tư vấn về phương pháp và cách thức lưu trữ tài liệu khoa học và hiệu quả nhất hiện nay. Mong rằng, bạn có thể áp dụng thành công cho công việc của mình.
Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 091.696.6060
